校内各单位：

2022年度的档案移交工作已经开始，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

（一）2022年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。各单位文件材料归档范围请参照档案馆网站上的《兼职档案员手册》。

（二）归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘等）。各部门参照本部门的《兼职档案员手册》，经档案馆检查无误后将纸质文件材料和电子版一同归档。

（三）各单位参照《兼职档案员手册》中实物档案的归档范围，将应归档的获奖证书、专利证书、新品种审定证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省级以上）及具有保存价值的实物档案整理归档。

（四）2023届应届毕业生合影照片

1.移交范围：2023届毕业生小班合影，年级合影。

2.移交要求：小班合影按标准八寸制作，年级合影按条形12寸制作，小班合影要求标姓名每一位合影人员姓名，以电子版移交，标注格式如：

前排左起：……

二排左起：……

……

后排左起：……

3.移交时间：6月30日前

本次整理移交的归档材料是2022年度各单位产生的归档材料和上级有关来文，以及往年度应归档但尚未归档的文件材料。

二、归档要求

（一）各部门兼职档案员负责本部门归档材料的收集、整理、目录录入及立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交档案馆。

（二）文件类的归档材料实行以件为单位归档；教学、科研、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷。

（三）归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。

（四）各单位兼职档案员如果在管理系统使用和档案整理中遇到问题，可以通过川农档案工作群（QQ群号：253027796）或者电话（联系电话：2882932、028-86293129）与档案馆联系。

（五）归档的声像、实物档案须标明时间、地点、人物、事件。

三、档案的移交

（一）归档验收：

移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收，不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

（二）移交手续：

归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单，清单一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。

（三）归档移交时间：

1.党政部门和按年度归档的部门，请于6月30日前移交2022年度归档文件材料。

2.科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

3.其它档案的归档时间按有关文件规定执行。

4.移交地点、联系电话：

档案馆（校史办公室）

2023年5月5日